ENNL

TopOfMind

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door TopOfMind. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. Onze contactgegevens kunt u onderaan deze pagina terugvinden.

Terug naar de website

Privacywetgeving (GDPR / AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt TopOfMind persoonsgegevens?

TopOfMind verwerkt enkel persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Waarvoor verwerkt TopOfMind persoonsgegevens?

Allereerst zijn er de praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld voor allerhande administratieve processen rondom facturatie, offertes, enzovoorts. Indien u contact met ons opneemt via een formulier op de website, dan hebben we uw persoonsgegevens nodig om terug contact op te kunnen nemen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over nieuwe projecten of algemene nieuwsberichten. Wenst u van ons geen informatieve communicatie ontvangen? Klik dan in de desbetreffende mail op “Uitschrijven” of “Unsubscribe”. Hierdoor wordt uw mailadres geschrapt en zal u geen automatische emails van ons ontvangen totdat u zich opnieuw inschrijft.

In geval van een sollicitatieaanvraag bent u zelf verantwoordelijk voor de inhoud die u meedeelt in de gevraagde motivatiebrief en CV.

Verwerkt TopOfMind ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als uw ons dat vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Binnen TopOfMind kunnen uw persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers van TopOfMind.
TopOfMind kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken personen. Contacteer ons via info@topofmind.be om een overzicht op te vragen van al uw persoonsgegevens die wij behandelen. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik verwerkt. Op uw aanvraag kunnen we wijzigingen doorvoeren (bv. adreswijzigingen). Voor statistische en technische doeleinden is het mogelijk dat het emailverkeer dat via formulieren op de website gemonitord wordt door de ontwikkelaar van deze website. Hierbij worden geen gegevens opgeslagen voor verder gebruik, en dient enkel ter garantie van de werking van de desbetreffende formulieren.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan klanten worden zo lang bijgehouden als nodig is voor administratieve of boekhoudkundige doeleinden. Gegevens verkregen via een formulier op deze website, worden bijgehouden zolang deze relevant zijn voor de desbetreffende communicatie.

Uitgeschreven mailadressen voor nieuwsbrieven (adhv bijvoorbeeld MailChimp) worden in beperkte vorm bewaard om statistische informatie zoals inschrijvingsaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. U wordt in geen enkel geval opnieuw gecontacteerd via een automatische mailing zonder uw voorafgaande toestemming.

Gegevens worden ofwel intern bijgehouden op beveiligde computers, ofwel op de webservers van Combell (www.combell.be), waar Combell instaat voor de beveiliging van de toegang tot deze servers.

Kan ik zien welke gegevens TopOfMind van mij verwerkt?

Uiteraard! Contacteer ons via info@topofmind.be met de vraag om al uw gegevens door te sturen en we voeren uw aanvraag zo snel mogelijk uit. U kan desgewenst aanpassingen doorgeven, of vragen om volledig geschrapt te worden uit ons bestand.

Alle gegevens blijven in de Europese Unie en zijn ten volle gedekt door de juridische bestemming van de GDPR.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door TopOfMind, of om inzage te krijgen in de beschikbare informatie en deze desgewenst te laten wijzigen of wissen, kan u eenvoudig contact opnemen via info@topofmind.be. Indien u van oordeel bent dat uw gegevens onrechtmatig verwerkt worden, kunt u ook contact opnemen met de Privacy Commissie.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens bij TopOfMind worden verwerkt ofwel door zelfgemaakte software (bv. voor facturatie en het doorsturen van bestanden), ofwel door MailChimp (www.mailchimp.com – voor het verwerken van emailadressen voor mailings). Deze software wordt enkel en alleen beheerd door medewerkers van TopOfMind, waarbij zij zorgen voor de juiste registratie van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens TopOfMind
Hugo Verrieststraat 51
8800 Roeselare
T +32 (0)51 69 03 43
M info@topofmind.be

Wat doet TopOfMind concreet met mijn gegevens?

TopOfMind vraagt in 3 situaties naar uw gegevens:

(1) Algemeen contactformulier: hierbij vragen we om uw naam en emailadres. Deze hebben we nodig om u terug te kunnen contacteren. Ook vragen we waarmee we u van dienst kunnen zijn, hierdoor is het mogelijk om u meteen in contact te brengen met de correcte medewerker. Als laatste kunt u een bericht ingeven waarbij u uw vraag of opmerking kunt formuleren. Uw huidige IP-adres wordt ook opgeslaan om misbruik tegen te gaan.
Deze gegevens worden bijgehouden tot het eind van de noodzakelijke communicatie.
(2) Sollicitatieformulier: uw naam en emailadres is noodzakelijk om terug contact op te kunnen nemen. We vragen ook naar uw CV en motivatiebrief, zodoende alvast een eerste selectie te kunnen maken in het sollicitatieproces. Indien u een online portfolio heeft, kunt u deze ook optioneel meesturen. Uw huidige IP-adres wordt ook opgeslaan om misbruik tegen te gaan.
Deze gegevens kunnen bijgehouden worden om een interne sollicitatie-lijst bij te houden, die TopOfMind kan raadplegen indien er nood is aan extra werkkracht.
(3) Client Area: om u toegang te kunnen geven tot onze Client Area, hebben wij uw logingegevens nodig (emailadres en wachtwoord). Deze dienen enkel ter verificatie en worden in geen geval naar ons doorgestuurd. Hier kunt u het vinkje “Remember Me” inschakelen, waardoor er een cookie opgeslagen wordt met uw logingegevens zodat u deze bij een volgend bezoek niet meer dient in te vullen. Deze cookie wordt op uw computer bewaard in een versleutelde vorm.
Deze gegevens worden verder niet bewaard.

Opt-out & Vergeetrecht

TopOfMind kan je (automatische) berichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van het versturen van een informatie- of sollicitatieaanvraag, of een auto-reply indien een medewerker afwezig is. Het is niet mogelijk om u voor deze serviceberichten uit te schrijven. TopOfMind beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring.

Indien u wenst dat wij alle gegevens die wij van u hebben verwijderen, gelieve een verzoek in te dienen via info@topofmind.be. We trachten uw aanvraag zo snel mogelijk in te willigen, rekening houdend met alle wettelijke / boekhoudkundige verplichtingen.

Voor overige berichten is het mogelijk u door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten. Elk automatisch bericht zal een “Uitschrijven”- of “Unsubscribe”-link bevatten waarbij u zich kan afmelden. In het zeldzame geval dat dit niet zo zou zijn, kan u ons altijd per email op de hoogte brengen via info@topofmind.be.

Cookies

TopOfMind is wettelijk verplicht bezoekers te informeren over cookiegebruik. Een cookie is een klein tekstbestand dat opgeslagen wordt op uw apparaat. Cookies laten het toe (onder andere) om uw voorkeuren, instellingen, login-informatie, beveiliging, advertenties, enz ... op te slaan en te hergebruiken bij een volgend bezoek. TopOfMind maakt gebruik van functionele cookies (bv. voor het onthouden van een taalkeuze) en cookies voor het beheer van webstatistieken & social media. Deze cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

Elke browser bevat tools om cookies uit te lezen, cookies te blokkeren of te verwijderen. Het uitschakelen van cookies kan gevolgen hebben bij het gebruiksgemak van deze website.

Voor de gebruikers van de Client Area en/of Backstage van TopOfMind, is het mogelijk om een cookie op te slaan waarbij uw login-informatie in beveiligde vorm opgeslagen wordt op uw computer. Het is ten allen tijde mogelijk dit keuzevak uit te vinken, zodat er geen gegevens bewaard worden.

Wijzigingen privacybeleid

TopOfMind behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het gebruik van TopOfMind te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kan dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via topofmind.be/privacy. Indien er onduidelijkheden zijn, aarzel niet om ons te contacteren via info@topofmind.be.

Disclaimer

De inhoud van topofmind.be is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel TopOfMind tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt TopOfMind expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. TopOfMind garandeert niet dat deze internetsite foutloos of ononderbroken zal functioneren.

Wanneer TopOfMind hyperlinks naar andere internetsites (van derden) aanbiedt, waaronder eigen producties of aanbevolen artikelen, betekent dit niet dat TopOfMind de op of via deze internetsites aangeboden producten of diensten aanbeveelt of in staat voor de informatie. Het gebruik van dergelijke hyperlinks is volledig voor eigen risico. TopOfMind aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van dergelijke internetsites. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites, is door TopOfMind niet geverifieerd.

TopOfMind aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van directe, indirecte, bijzondere, incidentele, immateriële of gevolgschade, ongeacht of TopOfMind op de mogelijkheid van deze schade gewezen is, die op enigerlei wijze voortvloeit uit maar niet beperkt hoeft te zijn tot (i) defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van deze internetsite, (ii) de informatie die op of via deze internetsite wordt aangeboden, (iii) het onderscheppen, wijzigen of oneigenlijk gebruik van informatie die aan TopOfMind of aan u wordt gezonden, (iv) de werking of het niet-beschikbaar zijn van deze internetsite, (v) misbruik van deze internetsite, (vi) verlies van gegevens, (vii) het downloaden of gebruiken van software die via deze internetsite beschikbaar wordt gesteld of (viii) aanspraken van derden in verband met gebruik van deze internetsite. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid strekt mede ten gunste van bestuurders en (vrijwillige) medewerkers van TopOfMind.

TopOfMind behoudt zich het recht voor de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, is gewijzigd.

Alle content, documenten, beschikbaar gestelde illustraties, logo's, fotomateriaal en overige inhoud van deze website zijn TopOfMind en diverse illustratoren, fotografen of partners. Wilt u iets van dit (foto)materiaal, illustraties, logo's of teksten, downloads en overige media gebruiken, neem dan contact op met TopOfMind via info@topofmind.be.

Terug naar de website

© 2018, TopOfMind - Alle rechten voorbehouden.
Contact via: Hugo Verrieststraat 51 8800 Roeselare - Belgium
T: +32 (0)51 69 03 43 - F: +32 (0)51 69 03 44 - info@topofmind.be